Slik gjør vi det i Storhamar Fotball


Her finner du informasjon om hvordan vi bruker Laget Mitt i Storhamar Fotball. For at alle lag i Storhamar Fotball skal få mest mulig utbytte av systemet har vi laget noen generelle retningslinjer og tips om hvordan systemet bør brukes.

Egne personlige brukere for foresatte og utøvere

Ved å opprette foresatte som egne brukere i Laget Mitt vil du enkelt kunne se hvem som er foresatt for en utøver. I eksempelet her ser du at utøver har en foresatt koblet til seg. Begge to har logget seg inn med APP og vil dermed få Push meldinger

Foresatte og utøvere skal opprettes som egne brukere i Laget Mitt selv om det bare finnes en mailadresse/kontaktinfo for en utøver eller foresatt. Hensikten med dette er å sørge for at kobling mellom foresatt og utøver blir riktig:

  1. En foresatt kan kobles opp mot flere utøvere (barn). Om du oppretter en bruker for en foresatt for en utøver blir det fort «rot» i systemet om utøveren (barnet) skal kobles mot andre barn.
  2. Når barna/utøvere blir store nok til å melde forfall til trening og kamper selv må/bør de ha en egen bruker for å logge inn i appen. Erfaringsmessig skjer det når de er 12-13 år. For de yngre årgangene lønner det seg å gjøre dette med en gang så slipper dere jobben med å endre på dette når de blir eldre.
  3. Ved å opprette foresatte kan du sende e-post til kun foresatte og ikke utøvere fra Laget Mitt
  4. Utøvere og/eller foresatte kan alle få e-post og push-meldinger fra Laget Mitt. Om du legger inn kontaktinfo til bare en foresatt direkte på utøver er det bare mulig å sende meldinger til en mottaker.
  5. Informasjon i Laget Mitt blir synkronisert med medlemsregisteret til Storhamar Fotball. Ved utsendelse av trenings- og medlemsavgift blir den sendt til utøver og alle registrerte foresatte.
  6. Om en utøver ikke har sin egen kontaktinformasjon (e-postadresse eller mobilnummer) skal det ikke legges inn. I stedet skal kontaktinformasjon til foresatte legges inn i brukeren til foresatt som kobles opp mot utøver. Når utøver blir så gammel at de får sin egen e-postadresse og mobilnummer kan dette legges inn og om man ønsker at de skal melde forfall selv kan de få sin egen bruker ved å aktivere denne etter at riktig e-postadresse har blitt lagt inn.
  7. Om en utøver eller foresatt ønsker en egen bruker men ikke har en egen e-postadresse som er lagt inn på sin bruker kan man opprette en bruker for de. Ulempen med dette er at personen ikke kan aktivere sin egen bruker. De kan heller ikke be om å få tilsendt passordet sitt på e-post om de har glemt dette. Noen i støtteapparatet må dermed nullstille passordet om de har glemt det. Ved oppretting av personlige bruker hvor man ikke bruker e-postadresse anbefaler vi at det brukes mobilnummer som brukernavn.

Hvordan registrere foresatt for utøver og opprette bruker i Laget Mitt

Aktivering/oppretting av brukere og passord

For at en foresatt/foreldre skal kunne logge seg på Rubic Laget Mitt appen for å følge sitt barns aktiviteter og få pushvarslinger må de ha en personlig bruker. Det finnes to måter å gjøre dette på:

  1. Den foresatte aktiverer sin egen bruker ved å gå inn på linken «Glemt passord» fra http://lagetmitt.net eller ved første gangs bruk i Laget Mitt appen (forutsetter at foresatt er registrert og «koblet» til barn)
  2. En administrator i støtteapparatet oppretter bruker og setter passord for foresatt ved å velge «Opprett bruker» i Laget Mitt.

Vær oppmerksom på følgende:

  • Oppretter foresatte sine egne brukere avlaster man lagledere og de får satt sine egne passord. Ulempen med denne metoden er at «aktiveringsmailen» kan havne i søppelpostfilter og da er det ikke sikkert de får registrert seg som ny bruker.
  • Dersom støtteapparatet oppretter brukere omgår man eposter som ikke kommer fram men passord blir mer eksponert siden de selv ikke har satt sitt eget hemmelige passord. Passord kan endres av hver enkelt foresatt i etterkant ved å velge «glemt passord»

Vår anbefaling for aktivering av brukere

Vi anbefaler at det opprettes en bruker i Laget Mitt og at foresatt eller utøver aktiverer brukeren selv i Laget Mitt appen. Det er sikkert og enkelt da de velger sitt eget passord.

Opprette kamp og aktivitet

Opprettelse av kamp eller aktivitet (trening, møte osv) må gjøres på web og kan ikke gjøres i appen. Endring av eksisterende kamper og aktiviteter kan også gjøres i app for de som er i støtteapparatet.

«Tillat påmelding»: Denne funksjonen brukes kun om du ønsker en «først til mølla» påmelding

«Send ut invitasjon pr e-post» (aktivitet) eller «Send invitasjon» (kamp): Denne funksjonen sender ut en e-post til registrert e-postadresse til alle utøvere som er allokert til aktiviteten eller kamp. Vi anbefaler bruk av denne funksjonen så lenge ikke alle utøvere eller foresatte har lastet ned og koblet seg på med en personlig bruker i appen. Du kan se om utøvere og eller foresatte har koblet seg opp med app ved at det er et telefonikon etter navnet til utøver eller foresatt i listen over utøvere. En svart mobil betyr at utøver har koblet seg opp, en blå betyr at foresatt har koblet seg opp

Status for «Bekreftelse/oppmøte»: 

PÅ WEB: For kamper vises oppmøtestatus til en utøver ved forskjellige statussymboler: Grønn=Ja, Gul=Ubekreftet, Rød=Nei (forfall). For aktiviteter vises status i oversikten over aktiviteter på under kolonnen «Bekreftet» og «Ubekreftet».

I APP: Navnet til utøvere som har har bekreftet oppmøte får en blå farge under «Deltakere».

Vår anbefaling for bruk av oppmøtestatus

  • Om laget ønsker at en utøver eller foresatt må bekrefte oppmøte til kamp og/eller trening velger du status «Ubekreftet» ved invitasjon til kamp eller aktivitet. De vil da få valgene «Bekreft», og «Forfall».
  • Om laget kun ønsker at det skal meldes forfall til kamp og/eller aktivitet velger du oppmøtestatus «Ja» ved invitasjon til kamp eller aktivitet. De vil da kun få opp valget «Forfall»

Det er mulig å velge enten eller. F.eks om laget ønsker at utøvere må bekrefte oppmøte til kamp velger du oppmøtestatus «Ubekreftet». Om dere ikke har behov for at de skal bekrefte oppmøte til trening velger dere status «Ja» for «Bekreftelse/oppmøte» for en aktivitet.

Standard innstilling for oppmøtestatus:

Vi anbefaler at hvert enkelt lag bestemmer seg for hvilke regler som skal gjelde for melding av forfall og om det må bekreftes oppmøte til kamp og trening. Basert på det som blir bestemt settes standard valg i innstillinger som vil gjelde for ALLE nye kamper og aktiviteter. Under «Innstillinger | Team Innstillinger» og «Standard invitert/oppmøte:» finner du valgene som bestemmer hva som blir valgt som standard:

Eksempel:

  • Dere ønsker at utøvere må bekrefte oppmøte til både kamp og trening: Velg «Ubekreftet» i valgene «Ny aktivitet: Utøver bekreftet» og «Ny kamp: Utøver bekreftet»
  • Dere ønsker at utøvere må bekrefte oppmøte til kamp men ikke trening: Velg «Bekreftet ja» i valget «Ny aktivitet: Utøver bekreftet» og «Ubekreftet» i valget Ny kamp: Utøver bekreftet»
  • Dere ønsker at utøvere kun skal melde forfall til kamp og trening: Velg «Bekreftet ja» i valgene «Ny aktivitet: Utøver bekreftet» og «Ny kamp: Utøver bekreftet»

Tips: ved invitasjon av spillere til kamp bruk spillerfordelingsmal(er). Du slipper dermed å legge til en og en spiller. Oppmøtestatus vil bli satt basert på hva som er satt i innstillinger som beskrevet over.

Import av kamper

Du kan importere kamper til Laget Mitt fra fotball.no, Profixio eller TurneringAdmin. Ved import fra fotball.no vil du få en melding som ligner denne: «Det kan virke som om angivelsen av laget ditt «Storhamar GXX Lagsnavn» under innstillinger ikke er helt presist?» og «Lagnavnet ‘Storhamar GXX Lagsnavn’ vil bli oversatt til ‘GXXXX Lagsnavn’ under importen». Dette er RIKTIG. Det interne lagsnavnet for Storhamar Fotball vil automatisk endres og vises i Laget Mitt. Velg «Importer valgte kamper» for å importere kampene fra fotball.no. Du kan også velge «Oppdater eksisterende kamper» om det har skjedd endringer etter at du importerte forrige gang.

Interne kamper

Ved interne kamper er det ikke mulig å velge utøvere fra samme team/lag til å spille på forskjellige lag i den samme kampen. Løsningen på dette er å opprette en kamp til med de samme lagene og allokere utøvere.

Eksempel: Storhamar Fotball G11-1 møter Storhamar Fotball G11-2.

Kamp 1 : Storhamar Fotball G11-1 mot Storhamar Fotball G11-2.
Opprett Kamp 2 : Storhamar Fotball G11-1 mot Storhamar Fotball G11-2.
I kamp 1 allokerer du spillere på hjemmelaget og motsatt på kamp 2

Lag

Lagene opprettes under «Innstillinger» og «Laginnstillinger». Visningnavn skal være G eller J og fødselsår til spillerne. Eksempel: «G2007» eller «J2007». Grunnen til at Storhamar Fotball har valgt fødselsår som navn til lagene er at man slipper å endre navn på laget fra år til år. For å senere kunne importere kamper til laget må du koble det mot fotball.no. Lagene på fotball.no vises på årsklasse f.eks «G2007 Grønn» skal kobles mot «Storhamar G10 Grønn» (gjelder for 2017). Om ditt lag ikke vises i nedtrekkslisten betyr det at serien ikke er publisert ennå på fotball.no. Les mer i hjelpeteksten som du finner på samme side.

Spillerfordelingsmaler

Spillerfordelingsmaler opprettes og vedlikeholdes under «Lagsinnstillinger». Du kan bruke disse for å legge til utøvere når du skal allokere utøvere til en kamp istedet for å legge til en og en utøver.

Avlyse eller endre aktivitet

Det er ikke mulig å opprette en aktivitet i Rubic Laget Mitt appen, men du kan oppdatere den. Det er praktisk om du må avlyse en trening eller flytte tidspunkt (endring av tidspunkt er ikke mulig om bane/tid er allokert av klubb ved bruk av banefordeling).

Alle som har lastet ned Rubic Laget Mitt appen og invitert til aktiviteten kan få et pushvarsel om du ønsker. Du bør ikke slette en aktivitet eller velge inaktiv/skjult på status da de ikke lenger vises og du vil kunne få spørsmål om «er det ikke trening i dag?».

Hvordan avlyste eller endre aktivitet i Laget Mitt appen

Sende e-post eller Push melding

I Laget Mitt har du mulighet til å sende enten e-post eller Push Melding. E-post kan kun sendes fra Laget Mitt på web, mens Push-melding kan både sendes fra web og Rubic Laget Mitt appen.

e-post

  • Fordelen med å sende e-post er at alle også de som ikke har lastet ned appen får meldingen såfremt e-postadressen er registrert riktig i Laget Mitt.
  • Ulempen med å sende e-post er at du må logge deg inn på Laget Mitt på web og velge mottakere som skal motta e-posten. E-post er dessuten en kommunikasjonskanal som er «tregere» enn f.eks SMS og Push meldinger. Spesielt ungdommer er ikke like vant til å lese e-post som voksne.

Push melding

  • Fordelen med å sende push melding er at alle som installert Rubic Laget Mitt appen og logget seg inn som enten utøver eller foresatt får melding på sin mobiltelefon med en gang. Det å sende en push melding er også mye enklere da du kun trenger å endre på en aktivitet så vil du få spørsmål om du ønsker å sende en Push melding.
  • Ulempen med å sende push melding er at for at du skal være sikker på at den kommer frem må alle utøvere eller foresatte laste ned og installert Laget Mitt appen og logget seg inn med sin personlige bruker

Vår anbefaling for varsling

Vi anbefaler at alle foresatte og utøvere om de er gamle nok får sin egen personlige bruker og laster ned og installerer Rubic Laget Mitt appen. For å gjøre det enklere for støtteapparatet bør dere gi beskjed om at etter en dato vil dere ikke sende ut epost men kun oppdatere aktiviteter og sende ut Push meldinger. De som ønsker å bli varslet må laste ned appen, hvis ikke må de sørge for å holde seg oppdatert ved å gå inn på lagssiden. Om du allikevel ønsker å sende en e-post sørg for at du sender e-posten som felles som blindkopi eller personlige e-poster, og ikke som felles som til-adresser da dette vil gjøre at e-postadressene vises for alle mottakere. Om du sender e-post som felles som blindkopi får du også en kopi av e-posten som sendes, dette gjør du ikke om du sender den som en personlig e-post.

Vår anbefaling for sending av e-post

Om du velger å sende en e-post via Laget Mitt sørg for at du velger «Felles som blindkopi» som forsendelsesmåte. Dette er også standard valg. Det er ikke mulig å sende vedlegg fra Laget Mitt. Om du har behov for å sende vedlegg må du derfor bruke skytjenester som f.eks. Google Drive eller Dropbox. Deling av filer via skytjenester er også sikrere og bedre da faren for spredning av virus er mindre og mottaker av e-posten og vedlegget ikke trenger å ha et program for å åpne filen. I de fleste tilfeller kan man åpne vedlegget direkte i nettleseren. Om du ønsker å sende oversikt over utøvere i Laget Mitt og de i støtteapparatet, finnes den informasjonen direkte i Laget Mitt appen under «Kontakter». Her kan du også se hvilke foresatte som har blitt koblet opp mot utøverne. Om du skal sende ut en e-post i forbindelse med en kamp, trening eller annen aktivitet bør du legge inn innholdet i e-posten i «Merknad» (kamp) og «Beskrivelse» (aktivitet) og velge «Ved lagring» under «Send invitasjon», alle som har blitt allokert til aktiviteten eller kampen vil da automatisk få en e-post hvor de kan melde forfall og hvor det du har skrevet inn av kommentarer vil vises.

Hospitering

Ved hospitering må utøver meldes inn som utøver i laget som han eller hun hospiterer hos. Så lenge foresatte og utøvere har sin egen personlige bruker vil de få oppdateringer om kamper og treninger.

Hvor kan jeg få hjelp?

Vi anbefaler at du leser brukerveiledningen til Laget Mitt, her finner du informasjon om det de fleste lurer på. Du kan også sende en e-post til lagetmitt@storhamarfotball.no